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外貿新手如何接聽客戶的英文電話

添加時間:2017-11-02

許多外貿新手因聽力和口語不熟練,第一次接國外客戶電話時聽不大懂客戶講些什么,自己也不知道怎么來表達,往往接完電話后仍然一臉懵逼。

后果很可能因此錯失一個詢盤或者訂單機會。

今天,總結了一些小竅門,拿來分享給外貿新手。



1

接聽電話前,看到國外電話區號,第一時間準備好紙筆,方便記錄。



2

接聽后,禮貌地問好"Hello!"。然后,通常客戶會先說他要找誰,如果你聽到你的名字就說"This is XXX Speaking!"。(禮節性問候,表示出親切友好,并確認他沒找錯人。)你可以等客戶講完一句時,馬上插進去說:"Excuse me, who is speaking?"。這樣,客戶就告訴你他的名字,馬上記下來。再問他:"Where are you from, please?",通過客戶的回答清楚他是哪個國家的客戶。


然后,還需問他:"What is the matter with you?",這樣客戶就會說關于哪方面的事情。注意,通常打電話過來的都是最近和你郵件聯系過的,極少是新客人。如果名字和國家你能想起或者馬上在郵箱查找出是和你聯系過的,你就能馬上知道他會講哪方面的問題。如果想不起來,那就聽他講一下是關于哪個問題的。如果你聽到了但是還不太明白講的什么,你就重復他的話給他聽,那他就會對你說的表示出"YES"或"NO",然后你再繼續提問。


3

如果你對客戶的名字沒有印象,或者沒找到相關郵件,你可以問一句他是否先前有發過郵件給你:"Have you sent the email to me before?",然后注意聽是"YES"還是"NO"。(這個是方便查找,即使當時沒找到,現在找到他的郵件也不遲,回復時不要忘記加上一句"Thanks for your calling!"。)


4

如果你最終還是無法判斷出客戶在說的是什么,那你就說:"I understand what you said, but could you send an email to me to confirm, please?"。然后問客戶是否知道郵箱地址,不知道的話你就告訴他,請他發郵件過來。(這個其實也是不懂裝一下懂,如果你真的聽不懂或者沒聽懂,不要不停地說:"No, I don't know!"和其它一些否定的語句。你就聽他說就可以了,然后要求他發郵件確認他說的內容。這樣做的目的就是為了通過郵件更清楚地知道他所表達的,也是為了避免訂單流失。)



最后要說上一句:"Glad to speak with you, goodbye!"。(這也是禮節性的結尾。)

一、

與客戶電話溝通過程中需注意的問題

First
st

不要自己心里有包袱,認為自己英語不好(其實很多老外的英語也不好,但是為什么人家敢說呢!),從而沒辦法認真聽對方講的內容。(反正英語是不好,你就當是聽不懂,能聽一個是一個,就算全聽不懂也沒人知道這通電話對吧!)

Second

注意你的語速很重要,你最好一個詞一個詞吐出來,一是方便對方聽,二是他也會有意識的將語速放慢。

Third

以上的用詞和表達都很簡單,但是要保證你有一定的條理和邏輯。

二、

面對突如其來的電話,要成的習慣

一、
郵件分類按所屬國家和客戶名稱來整理,避免在接到客戶電話手腳忙亂。
二、
平時多積累一些外貿詢盤常用單詞和語句。
三、
當然是用SKYPE找老外多溝通,買個耳麥,找幾個愿意聊天的老外在線聊。一是了解人家能不能聽懂你講的;二是熟能生巧,聽多了保證你會想接到老外的電話。
四、
抓住每次進來的電話練習,找出一個適合自己聽電話的方式。


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